Struktur er et av det viktigste virkemidlene du har for å gjøre en tekst lett å lese.
Det viktigste skal stå først, og påstander skal følges av begrunnelser. Mange gjør motsatt: skriver det viktigste til slutt, og begynner med en begrunnelse leseren ikke har grunnlag for å forstå.
| Ikke skriv: | Skriv: |
|---|---|
| Fristen er 5. oktober kl. 12. Du må sende inn oppdatert informasjon for å få godkjent søknaden. Vi har hatt problemer med våre systemer som gjør at vi må be om din opplysninger på nytt. | Vi har hatt problemer med våre systemer som gjør at vi må be om opplysningene dine på nytt. Du må sende inn oppdatert informasjon for å få godkjent søknaden. Fristen er 5. oktober kl. 12. |
Tips
Kom raskt til saken
Har du for vane å skrive det viktigste til slutt? Du kan enkelt rette opp dette ved å klippe ut det siste avsnittet i en tekst du har skrevet, lime det inn øverst i dokumentet og sørge for at det passer inn der.
Lag informative overskrifter og mellomoverskrifter
Overskrifter skal være korte, men gi en god indikasjon på hva leseren kan forvente å finne i teksten eller avsnittet under.
| Ikke skriv: | Skriv: |
|---|---|
| Utredningsinstruksen | Disse må følge utredningsinstruksen |
| Frist mars | Frist for å oversende årsrapporten |
| Bakgrunn | DFØ har fått nytt tildelingsbrev |
Unngå gjentakelser
Sett gjerne opp et utkast til teksten din i form av stikkord slik at du ikke blir fristet til å skrive noe viktig mange ganger. Unntaket er når du avslutter teksten med å gjenta hovedbudskapet som du har nevnt i overskriften eller innledningen.
Ikke overforklar
Det er fort gjort å snakke seg bort, og du kan ende med å motsi deg selv og forvirre leseren.
Bruk punktlister
Punktlister strukturerer og framhever deler av teksten. Her er de viktigste reglene for punktlister:
- Det bør helst være mellom 3 og 10 punkter.
- Punktene bør ikke være mer enn én eller maksimalt to setninger, og de bør være av samme type (ord, halvsetninger eller helsetninger).
- Bruk punktum og stor forbokstav bare når punktet består av en fullverdig helsetning.
- Bruk liten forbokstav når punktet er ett ord eller en halvsetning, og ikke sett punktum, spørsmålstegn eller lignende til slutt.
| Ikke skriv: | Skriv: |
|---|---|
|
Dette er viktig for ansatte i år * Språkprofilen * At vi skal på medarbeiderfest * Du må alltid huske å levere reiseregning |
I år er det viktig for ansatte * å lese og bruke språkprofilen * å delta på sosiale arrangementer * å levere reiseregninger i tide
eller
Husk følgende: * Alle ansatte er ansvarlige for å melde seg på. * Det er ikke tillatt å ta med telefon. * Du må betale egenandelen før 1. desember. |
Kontrollspørsmål
- Les overskriften og det første avsnittet. Står hovedbudskapet der? Er avsender og mottaker nevnt noe sted i teksten? Hvis ikke, skriv det inn.
- Se på teksten som en helhet. Ser det pent og ryddig ut? Tilpass avsnitt, lister og overskrifter slik at det ser bra ut.
- Ta på deg kritiske briller. Er det noe du har skrevet som står der fordi du liker det, men som egentlig er irrelevant for leseren? Hvis ja, slett det.
- Er det noen deler av teksten du blir litt forvirret av å lese? Vær sikker på at du ikke gjentar deg selv eller overforklarer.
Se også tips for å skrive for nett.
Folk som klager over at de ikke blir forstått, har sjelden gjort seg umaken å forsøke å forstå andre.
John Steinbeck, amerikansk forfatter
Start skrivearbeidet med å spørre deg selv: Hva er målet med teksten jeg skal skrive nå?
En tekst skal alltid være tilpasset leseren. Da må du tilpasse både hva du skriver og hvordan du formulerer deg. Det er viktigere at leseren liker teksten
enn at du gjør det.
Tydelige tekster er enkle å forstå. Innholdet kan være tungt og komplekst, men framstillingen skal være klar og tydelig. Derfor kan alle skrive tydelige og enkle tekster – uansett fagområde.
Alle bør lese korrektur for å luke ut åpenbare tastefeil, stavefeil eller redigeringsfeil. Uansett hvor flink du er til å skrive, blir du blind for din
egen tekst.